Juan Pablo es el responsable de marketing de una pyme dedicada a la fabricación de insumos para la construcción que, además de vender al público, cuenta con una red de distribudores en las principales ciudades del país. Entre sus tareas, Juan Pablo se encarga de la ejecución de las campañas de email marketing.

Las actividades que todos los días desarrolla no son tan sencillas como a priori parece. Por un lado, interactúa con el gerente de ventas, que es quien define las ofertas de los envíos de los jueves, y debe estar encima de él toda la semana recordándole que aún no le ha enviado las promociones. Del gerente de canales recibe la información más relevante para los distribuidores, como productos en ofertas, otros que están siendo discontinuados, exposiciones en las que estarán presentes y novedades por llegar al mercado. Y si bien comparte con él la oficina, siempre hay un tema más importante que dilata hasta último momento la entrega del material. 

Finalmente, dentro de su equipo cuenta con un periodista quien se encarga de la redacción del blog a la comunidad, por lo que quincenalmente envían a los suscriptores las notas más relevantes del período. Y si bien Juan Pablo maneja al dedillo la ejecución de una campaña de email marketing, el esfuerzo de organizar los envíos, aguardar la información o  las definiciones de las segmentaciones a utilizar, termina sumando más stress a su trabajo, que se acumula con todas las otras áreas de marketing que administra.

Si fueras su coach organizacional, ¿qué le dirías? ¿Cuál sería tu consejo? ¿Cuál es el nudo gordiano a resolver?

A nuestro entender, la problemática de Juan Pablo no es otra que falencias en la planificación de las campañas. Existen planes de negocios, planes estratégicas, projects de desarrollo de software, e inclusive PMO, es decir sectores especializados en gestión de proyectos.  Sin embargo, en email marketing nos encontramos muchas veces con que los marketers especialistas organizan la campaña poco antes del envío. Y lo que era sencillo cuando trabajas solo o interactúas con poca gente, se torna arduo  y dificultoso cuando los stakeholders (el entorno interesado) crece, y es entonces cuando llega el momento de recurrir a una planificación anticipada de tus campañas.

Los editores del blog de Hubspot, empresa de analítica web y Marketing Digital que cotiza en alza en la Bolsa de New York, cual Alejandro Magno cuando conquistó la ciudad de Frigia, se propusieron abrir este nudo y plantearon una solución que puede serte de utilidad en tu sector.

La estructura de la planilla 

La metodología que propone Hubspot anticipa un período de 4 semanas, es decir sugiere organizar todas las campañas mes a mes. Las ordena en 3 etapas, el planeamiento, el diseño de test A-B, y el seguimiento de la ejecución. El enfoque es ingresar anticipadamente todas las campañas que debas ejecutar en el período.  Lo primero que completarás es el owner (responsable de negocios), del envío, el objetivo a conseguir ,un subject tentativo, y el link de la landing page que deberías utilizar si corresponde.planificacion de email marketing A medida que vayas avanzando y acercándote a la fecha de los envios, la planilla te podrá ayudar a solicitar la información con el tiempo suficiente, o mejor aún, compartirla con los responsables finales para que cada uno filtre por sus datos para completarla, y puedas dejar de perseguir a todos los interesados.

Test A/B

Dentro de esta sección, recomiendan ingresar los test A/B que llevarás a cabo, y luego completar qué resultados se obtuvieron, y cuál fue el ganador. No siempre es necesario que ejecutes este tipo de pruebas, que consiste en dividir a tu contactos en grupos (generalmente en dos), y evaluar cuál responde mejor a un cambio en el subject o en el contenido. Pero a medida que avances con el orden, seguramente te interesará evaluar esta alternativa.

Mide, Mide, y no dejes de medir

Por último, dentro de “tracking results”, se guardarán tanto las métricas de los envíos (mails enviados, mails entregados, clics,etc) como los resultados de leads o nuevos contactos conseguidos, para tener integrada en la misma planilla la información que se obtiene de la solución de email marketing, junto con los datos recopilados en los formularios de contacto

Descarga la plantilla de planificación de campañas de email marketing

Puedes descargar la plantilla de planificación de campañas de email marketing aquí. Es una traducción y adaptación al español realizada por EnvialoSimple del diseño original de Hubspot.